Nesta altura você já deve ter utilizado qualquer uma das várias opções de reuniões em vídeo e ainda passam por diversos momentos em que precisa ajudar o próximo ou sempre corrigir áudio, posição, luz de alguém. Caso tiver curiosidade já abordamos por aqui o soft skills importante para cada reunião.
E agora, para ser direto, aqui algumas dicas práticas para você garantir boas reuniões de zoom. Salve esse link nos favoritos e manda para todo mundo – como um checklist – antes da reunião começar.
Posição da câmera
Coloque seu laptop em uma pilha de livros ou prateleira de forma que a lente da webcam fique nivelada com o meio de sua testa. Você quer olhar ligeiramente para a câmera. Isso é difícil se você precisar trabalhar em seu laptop durante as reuniões online. Mas considere como o principal motivo para considerar uma webcam externa – aqui alguns da amazon. Apesar do custo extra, conseguir manobrar e deixar no melhor ângulo pode fazer toda a diferença da sua participação na reunião.
Sem luz
Ative o Batman dentro de ti! Se houver uma janela, fique de frente para ela e deixe a natureza fazer sua iluminação. Se você conseguir se posicionar em um ângulo de 45 graus em relação à janela, sua aparência ficará ainda melhor. Luzes suspensas não são suas amigas. Desligue-os. Nada de spot de light acima de você, remova as lâmpadas diretamente acima de sua cabeça.
Uma luz
Noite ou sem janela? Ok. Coloque uma lâmpada a 45 graus à sua frente, do lado direito ou esquerdo. Se você parecer muito amarelo, compre uma lâmpada “mais fria” com 5.600K ou mais. Parece muito azul? Obtenha uma lâmpada “mais quente” de cerca de 2.700 a 3.300K. Considere seu espaço, e o total de lumens, que a iluminação precisa oferecer para deixar sua face sempre com ótima luz. Existem inúmeras soluções de iluminação disponíveis. Dica extra, caso você conseguir fazer reunião utilizando do seu aparelho de celular, considere um ring light – aqui sugestões da amazon.
Estúdio de vídeo (mini)
Em um mundo perfeito, você configuraria seu espaço de reunião online com iluminação clássica de três pontos. Se você tem tempo, dinheiro e espaço, considere uma luz principal, luz de preenchimento e luz de fundo. Até adicionar Fundo Verde para gerenciar todos os aspectos da sua transmissão. Apenas esta técnica de iluminação clássica. São as “melhores práticas”.
Microfone externo e alto-falantes
Assim como com a iluminação de três pontos, microfones externos – algumas sugestões aqui – e alto-falantes são o padrão ouro para reuniões. Há um número infinito de produtos e maneiras de configurar um sistema de áudio interessante.
Headphones e earbuds
Para a maioria das pessoas, um bom par de fones de ouvido com cancelamento de ruído é um excelente investimento. Os fones de ouvido para jogos são feitos para streaming – aqui para ver alguns na amazon, mas fones de ouvido de última geração, como o AirPods Pro da Apple ou o Galaxy Buds Live da Samsung, funcionam bem. Também sou fã dos bons e antiquados fones de ouvido com fio. É uma escolha pessoal. Tudo o que importa é que eles sirvam bem para você em modo conforto, e tenha áudio limpo para quem estiver participando da reunião e precisa ouvir sua voz.
Microfone e alto-falantes do computador
O microfone e os alto-falantes do laptop são ferramentas de último recurso. Se precisar usá-los, você já sabe que precisa estar em uma sala silenciosa, de preferência acarpetada com desordem suficiente para manter o eco no mínimo.
Agora que já estamos com a base pronta para as reuniões, vamos lembrar o que fazer durante elas.
Check List para durante as reuniões:
Silencie seu microfone.
Para ajudar a reduzir o ruído de fundo ao mínimo, certifique-se de silenciar o microfone quando não estiver falando.
Atenção ao ruído de fundo
Quando o som do seu microfone não está desativado, evite atividades que possam criar ruído adicional, como folhear papéis, assim como ativar o mudo caso perceba que um barulho bem alto deve acontecer (como uma sirene de longe ou pets no dia a dia deles)
Limite as distrações
Você pode tornar mais fácil se concentrar na reunião desligando as notificações, fechando ou minimizando os aplicativos em execução e silenciando o smartphone. Lembre-se de que todos ali querem terminar o mais rápido possível (geralmente), então é sempre bom respeitar o tempo e a fala do próximo.
Evite multitarefa
Você manterá a discussão melhor se não responder a e-mails ou mensagens de texto durante a reunião e espere para continuar o que estiver fazendo após o término da reunião. Repito o final da frase logo acima.
Prepare os materiais com antecedência
Se você for compartilhar conteúdo durante a reunião, certifique-se de ter os arquivos e/ou links prontos antes do início da reunião. Não acorde, ou chegue de algum lugar ou assim que terminar aquela série você entra ainda com a mente no foco do que estava fazendo, considere alguns minutos para preparar tudo o que precisa – ou acredita que precisará, e a reunião será rápida e produtiva.
Junte-se antecipadamente
5 minutos antes do horário indicado pode ajudar caso precise buscar algo, fechar janelas, ajustar luz ou conversar tópicos fora da proposta da reunião inicial.
Respire!
As vezes eu também publico por aqui diversas dicas de mindfulness e meditação, se permita cinco minutos antes de começar qualquer ação focada a reunião, e prepare a mente para entrar mais leve e focada. Terminou os preparativos acima? Respire de modo tranquilo, pense em coisas de que gosta, relembre tudo o que pode ou não fazer quanto ao que acontece lá fora, e lembre de tudo que pode fazer dentro do seu trabalho, para transformar a reunião em um resultado bacana para todos.
É isto! E agora, já se sente bem para fazer uma boa reunião?
Publicamos aqui uma série de “Como…” para sempre ajudar os leitores a se desenvolverem na produtividade ou criatividade, vale clicar no link – boa leitura.
POR 
ENG